Las mejores aplicaciones para la gestión de proyectos

En el pasado, la gestión de proyectos implicaba principalmente pizarras, notas adhesivas, carpetas llenas de folios y en general un gran caos de documentos en la oficina. Al igual que muchas áreas de la vida laboral, Internet también se ha instalado en la organización y gestión de proyectos en las empresas. Hoy en día puedes elegir entre una gran variedad de programas que facilitan la planificación de proyectos y la comunicación en el lugar de trabajo. La mayoría de las plataformas de Internet basadas en SaaS/PaaS pueden utilizarse desde casi cualquier dispositivo, lo que facilita enormemente el trabajo conjunto tanto en la oficina como a distancia.

Muchas aplicaciones de gestión de proyectos combinan funciones de red social con herramientas de planificación para cubrir tantas tareas como sea posible. Frecuentemente, la planificación, la comunicación, los chats personales, los calendarios, las citas, las noticias, las encuestas, los correos electrónicos, etc., se ejecutan en una única plataforma. La mayoría de las aplicaciones son aptas tanto para grandes empresas como para equipos pequeños o incluso autónomos que quieren organizarse mejor. Mientras que algunos proveedores prefieren mantener sus plataformas más sencillas y clásicas, otros desarrolladores encuentran soluciones innovadoras para organizar el trabajo diario.

Es precisamente la variedad de herramientas de gestión de proyectos lo que a menudo dificulta la elección de la plataforma adecuada para los equipos de trabajo. También hay diferencias en el precio: la mayoría de estos programas ofrecen versiones gratuitas, pero estas se limitan a un cierto período de tiempo o su funcionalidad es limitada. Por lo tanto, cualquier persona que desee configurar una plataforma de gestión de proyectos, sobre todo si se trata de una gran empresa, debe tener en cuenta estas limitaciones. Presentamos 5 de las mejores aplicaciones para la administración de proyectos.

Slack

[Slack coloca la comunicación en primer plano y se asemeja a una aplicación de chat. Las conversaciones individuales destacan en el borde derecho de la pantalla]

Slack puede describirse como el líder del sector de las herramientas de colaboración. La gestión de proyectos en Slack se realiza principalmente a través de canales de comunicación como chats y conversaciones sobre proyectos. Las sesiones de chat individuales entre los miembros del equipo se dan en canales separados. Además, Slack guarda un historial de las conversaciones y ofrece videollamadas individuales (versión gratuita) y videoconferencias en grupo (versiones»Standard» y «Plus», de pago).

Slack es especialmente adecuado si tu equipo está buscando una herramienta rápida y eficaz para la comunicación interna y puede actualizarse para ampliar sus funcionalidades con la integración de múltiples aplicaciones y bots.

[Para que Slack sea más completo como plataforma de trabajo, es recomendable instalar aplicaciones que resulten útiles para tus tareas]

La amplia selección de aplicaciones para Slack aporta un gran potencial a esta plataforma. La integración de otras aplicaciones de gestión de proyectos como Asana y Trello (que presentaremos a continuación) es especialmente útil si deseas comunicarte con tus compañeros en Slack, pero prefieres gestionar el trabajo en una plataforma diferente.

Para los equipos que necesitan una plataforma de chat, Slack es una excelente opción. En cuanto al alcance y la funcionalidad para grupos de trabajo y equipos de proyecto, las aplicaciones que presentaremos más adelante en este artículo pueden ser más adecuadas. La comunicación también es posible con las otras herramientas, pero no tan fácilmente como en Slack. Además, esta herramienta es básicamente gratuita para equipos grandes (hasta 10 aplicaciones y copias de seguridad de hasta 10.000 mensajes), mientras que las otras soluciones a veces requieren un plan de pago para garantizar un sistema de comunicación de calidad. Por lo tanto, si estás buscando una plataforma de comunicación gratuita para tu equipo, Slack puede ser la solución adecuada para ti.

Gracias a su aplicación para móviles (iOS y Android) también puedes acceder a Slack “on the go”. Al igual que con otras herramientas de gestión de proyectos, las aplicaciones móviles deben utilizarse como soporte complementario, pero nunca como software principal. La mayoría de las aplicaciones de gestión de proyectos están claramente optimizadas para los navegadores web de los ordenadores de mesa.

Hay disponibles varios planes de Slack: la versión «estándar», disponible por unos 6 euros por usuario y por mes, con la que además de aplicaciones ilimitadas, también puedes activar la función de videoconferencia. La versión «Plus» cuesta aproximadamente el doble y ofrece mayor comodidad, mejor protección de datos y un buen servicio de soporte. Slack Enterprise Grid está dirigido a empresas grandes y ofrece una potente y completa plataforma de espacio de trabajo. El precio de este plan debe ser negociado directamente con el equipo de Slack.

Asana

Asana es una de las plataformas más conocidas y usadas del mundo. Su diseño es atractivo, su interfaz y funcionalidades muy intuitivas. La interfaz de usuario de Asana puede describirse como minimalista y, a diferencia de las aplicaciones de la competencia, Asana es una buena opción para aquellos que dan sus primeros pasos en el mundo del software para la gestión de proyectos.

[Asana divide las categorías con entradas en prácticas listas e imita una pizarra]

Con Asana puedes crear proyectos en tu tablón como hilos (threads), así como editar y compartir el contenido en la misma interfaz. Los miembros del equipo asignados a cada proyecto tienen ciertos derechos que define el administrador. En la propia vista general del proyecto puede definir subtareas, dar feedback, establecer plazos y mucho más. También puede resaltar en color las tareas de cada proyecto de forma individual para mejorar la claridad de estas en la interfaz.

[En la vista de proyecto, Asana muestra cada tarea en el espacio de trabajo. Todos los contenidos de un proyecto están claramente ordenados en este espacio]

Las tareas del proyecto se integran en el calendario y en el espacio de trabajo, lo que facilita la visión general de los proyectos. En general, el flujo de trabajo en esta herramienta se puede seguir muy bien: Asana funciona a través de cuentas, por lo que los gerentes y otros miembros del equipo necesitan registrarse para utilizar la herramienta web o la aplicación móvil. Cuando se ha creado su cuenta, cada miembro puede unirse o ser asignado a equipos y proyectos específicos. Además, se pueden enlazar tareas parciales con determinados empleados.

[Los proyectos se integran automáticamente en el calendario. Asana puede estructurar también cada día de trabajo]

La filosofía de Asana es trabajar abiertamente en equipo. De forma predeterminada, cada miembro del equipo puede editar toda la información y el contenido de los proyectos y tareas. Por supuesto, deben establecerse unas normas claras para la colaboración entre los miembros, ya que debido a una comunicación deficiente la libertad total de uso siempre puede dar lugar a complicaciones, como la pérdida de datos. Por lo tanto, este software para gestión de proyectos es ideal para equipos con una gestión menos jerárquica que trabajan juntos de forma abierta. Los grupos de trabajo más tradicionales con poderes de asignación claramente definidos pueden ser ineficientes con Asana.

Además de la principal herramienta basada en el entorno web, Asana ofrece aplicaciones para Android e iOS, relativamente sencillas y fáciles de usar. La aplicación móvil te permite crear y editar tareas, recibir nuevos mensajes personales, adjuntar archivos y acceder a tu bandeja de entrada individual. Sin embargo, aunque la aplicación para móviles es útil, Asana está optimizada principalmente para el navegador de un ordenador. En este entorno, los usuarios más experimentados también pueden navegar por la herramienta con muchos atajos de teclado para trabajar aún más eficientemente con Asana.

La integración de herramientas externas también es encomiable. En Asana se pueden activar muchas microherramientas diferentes, entre ellas, los servicios en la nube más conocidos como Google Drive y Dropbox, herramientas de desarrollo como GitHub, gestores de contenido como WordPress y muchas más.

Asana se considera muy segura en relación a la protección de datos. Se realizan copias de seguridad del servidor de forma regular para evitar la pérdida de información, mientras que el hardware del servidor es de última generación. Por otra parte, los cortafuegos adicionales están diseñados para aumentar la seguridad de los usuarios. Como con la mayoría de las aplicaciones SaaS/PaaS, puedes acceder a Asana con tus credenciales desde cualquier lugar, por lo que el usuario sigue siendo el principal responsable de la seguridad de sus propios datos y de los de la empresa.

Asana acepta hasta 15 miembros de equipo en la versión gratuita, pero ofrece todas las funciones básicas. Por unos 6-10 euros por usuario al mes se obtiene una versión sin límite de usuarios, así como otras características adicionales en los paneles de control y una mejora de la función de búsqueda, por ejemplo. Hay otra versión para empresas con un gran número de empleados. En este caso, el precio debe ser negociado directamente con Asana.

Trello

En Trello la innovación se encuentra con elementos lúdicos. Aquí, la organización significa diseñar una especie de tabla de Kanban juntos. Los proyectos, entradas, discusiones, chats, etcétera, se ejecutan en tarjetas que se pueden arrastrar y soltar de una lista a otra en la pizarra. De esta manera, las tarjetas pueden pasar entre categorías y el flujo de trabajo puede visualizarse claramente.

[No es una coincidencia que Trello se parezca un poco al juego del solitario. La herramienta basada en tarjetas está hecha para ser sencilla y divertida]

Las tarjetas son interactivas: puedes vincular a los miembros del equipo a una tarjeta para que puedan participar. También pueden contener información en diferentes formatos: textos, imágenes, chats y enlaces a las funciones más importantes.

[Con estas tarjetas el contenido se muestra de forma concisa y ordenada]

Trello no cambia de pestaña en el navegador cuando se abre una tarjeta, lo que convierte a este software de gestión de proyectos en una herramienta intuitiva y fácil de usar. Pueden añadirse a las tarjetas los llamados power-ups, es decir, aplicaciones integradas. Con Giphy, por ejemplo, puedes asignar a cada tarjeta un archivo de imagen para resaltar y hacerla aún más llamativa.

[Los power-ups añaden a tus tarjetas de Trello muchos elementos funcionales o estéticos]

Sin embargo, en la versión gratuita de Trello solo se puede activar un power-up, lo que limita considerablemente la funcionalidad de la herramienta web. Para evitar este límite, es necesario adquirir un plan «Trello Business Class» por unos 10 euros al mes por usuario.

Basecamp 3

Basecamp se presenta como una solución integral para las empresas. La interfaz de usuario es tan ordenada e intuitiva como Trello, pero las funciones individuales son mucho más completas, en detrimento de la facilidad para acostumbrarse a la herramienta. Basecamp es adecuado para todo tipo de equipos, pequeños y grandes. Debido a la amplia gama de funciones, se necesita cierta formación para utilizar la plataforma eficientemente. Sin embargo, este aprendizaje puede valer la pena: Basecamp es un potente software de gestión de proyectos. En contrapartida, Basecamp solo funciona con planes de pago, con un período de 30 días de prueba gratuitos.

[La página de inicio de Basecamp ofrece una buena visión general de los equipos y proyectos actuales]

Una vez que hayas configurado tu perfil encontrarás una interfaz de usuario bastante espartana. Cada equipo y cada proyecto tienen su propia página, a la que se puede acceder desde la página de inicio. Además, hay enlaces a tareas personales, marcadores, citas y una función de búsqueda para ayudarte a encontrar una tarea o proyecto concreto. Si haces clic en un equipo o proyecto, llegarás a la página correspondiente desde la que se gestiona el equipo o el proyecto.

[La página de equipo en Basecamp ofrece acceso directo a muchas funciones y un feed de actividad]

Desde la página de equipo se accede a todas las funciones esenciales y a un feed diario personalizado y desplegable que resume las noticias y tareas más importantes del día para el equipo. Entre las características que encontrarás se incluyen salas de chat diseñadas para una comunicación rápida, foros para compartir contenido más extenso, listas de tareas pendientes y un calendario de trabajo estructurado, un centro multimedia y facturación automática. Las páginas del proyecto son casi idénticas a las páginas de equipo.

Puedes utilizar la barra de navegación superior para enviar mensajes cortos a los miembros («pings»). Al igual que en las redes sociales, también hay un botón de notificaciones, que se puede personalizar. Por ejemplo, puedes desactivar las notificaciones durante tu tiempo libre. En «Actividad» se resumen todas las actividades pasadas en un cronograma claramente estructurado. Esta es la mejor manera de ver lo que sucedió en la aplicación durante tu ausencia.

Basecamp solo se puede probar durante un mes de forma gratuita, a partir del cual hay que adquirir un plan de pago (100 o 1000 euros al mes, dependiendo del tamaño del equipo).

Wrike

En el caso de Wrike, el parecido con Slack es sorprendente. Ambas aplicaciones de gestión de proyectos cuentan con un diseño similar y apuestan por la subdivisión de canales de chat. Sin embargo, mientras que Slack está optimizado para la comunicación entre trabajadores, Wrike quiere ofrecer una amplia gama de servicios para equipos y empresas. De hecho, Wrike es mucho más completo y, por lo tanto, no es tan adecuado para principiantes como Slack. La versión gratuita está disponible solo durante 14 días.

[En Wrike puedes crear y editar proyectos mientras el programa sincroniza todo el trabajo]

En el modo de vista, Wrike tiene características que son muy similares a Trello. Aquí también puedes crear listas con tarjetas que se pueden ajustar en la vista detallada de varias maneras, de forma que los empleados con permisos de administrador puedan asignar y definir las subtareas. Estas tarjetas se pueden arrastrar y soltar para generar fácilmente un flujo de trabajo fácil de entender. Wrike parece haber copiado muchas de sus características de diseño de la competencia, lo que tiene un efecto positivo en el rendimiento de la herramienta y la claridad, a veces a expensas de la usabilidad.

[Al igual que Trello, la vista de proyecto se basa en una tabla Kanban: una interfaz clara y elegante]

La barra de navegación superior es similar a Basecamp. Aquí puedes acceder a tu bandeja de entrada personal y ver un resumen de las tareas realizadas. También encontrarás paneles de control individuales en los que pueden participar diferentes miembros del equipo. En la pestaña “Informes” tendrás acceso a varias herramientas para crear informes. En «Stream» encontrarás un útil registro de actividades que te permite realizar un seguimiento de todos los procesos en Wrike.

[Los paneles de control de Wrike ofrecen una visión general completa de las tareas y el contenido]

En Wrike se echan en falta funciones de chat más completas para una comunicación rápida entre los miembros del equipo. La aplicación es adecuada para la gestión de proyectos, pero una mejora de la estructura de la comunicación completaría el programa en su conjunto.

También Wrike dispone de aplicaciones móviles (para iOS y Android) que cubren todas las funciones importantes, sin embargo, son más difíciles de usar que la herramienta principal basada en web. Para Wrike puede decirse lo mismo que ya se ha mencionado en el caso de las herramientas precedentes: es conveniente utilizar las aplicaciones móviles como herramienta complementaria para situaciones puntuales, pero no como soporte principal.

La versión gratuita de Wrike solo está disponible durante 14 días, un plazo algo insuficiente para probar la herramienta eficazmente. El precio de Wrike depende del tamaño del equipo: un equipo de 15 empleados puede utilizar la aplicación por unos 350 euros al mes; mientras que para un equipo de 15 a 50 empleados es necesaria una versión más costosa. Los costes para una empresa con 30 personas ascienden a unos 740 euros al mes. Si tienes 50 o más miembros necesitarás la versión completa de Enterprise, caso en el que el precio tiene que aclararse con Wrike.

En comparación con sus competidores, Wrike es una plataforma bastante cara tanto para equipos pequeños como para empresas medianas. Los equipos más pequeños de hasta 10 personas tienden a encontrar aplicaciones más baratas entre las soluciones de la competencia. Al fin y al cabo, muchas de las funciones de Wrike, como las herramientas de análisis y la gestión del flujo de trabajo, solo adquieren importancia para empresas medianas o grandes.